Wie heef baat bij een documentatie Quick Scan?
Voor bedrijven en organisaties die moeten beschikken over eenvormige en kwalitatief hoogstaande documenten die bovendien via een gestroomlijnd proces tot stand komen.
Waarom documentatie laten scannen?
Organisaties of teams die een aantal documenten gemeenschappelijk ontwikkelen en beheren maar nog daarvoor geen formele structuren en processen hebben, of die hun
bestaande documentatieproces willen laten evalueren en benchmarken. Enkele typische documentatiesoorten die onder de aandacht komen (zeker niet volledig opgesomd):
- Technische en administratieve documentatie
- Kwaliteitsdocumentatie
- Gebruikersdocumentatie
- Informatie aan het cliënteel of aan het publiek
- Interne procedures en processen
Hoe werkt de Quick Scan?
- Interview met de projecteigenaar
- Kick-offmeeting
- Interviews:
- met belanghebbenden, bijv. diensthoofden
- met schrijvers van documenten
- met gebruikers van documenten
- Analyse van een aantal documenten (zie ‘Personal document audit’)
- Evaluatie ter plaatse van de gebruikte tools voor het ontwikkelen en ontsluiten van documentatie
- Transversale lectuur en analyse
- Rapport
- Vaststellingen
- Conclusies
- Verbeterplan voor de toekomst
- Prototype (facultatief, FIKZ ontwikkelt een voorbeeld hoe het anders kan)
- Presentatie van de resultaten aan het management (facultatief)
Meer lezen
Waar wordt zoal naar gepeild tijdens de interviews?
- Welke zijn de doelstellingen van de belanghebbende?
- Welke soorten documenten worden geproduceerd?
- Is er een formele documentarchitectuur?
- Hoe komen documenten tot stand?
- Wie zijn de schrijvers, hoe krijgen ze hun informatie?
- Zijn er regels (validatie, revisie, versiebeheer…)
- Welke tools worden gebruikt?
- Kwaliteit van de documenten op micro-, meso-, en macroniveau
- Hoe zit het met vertalingen?
- Hoe worden documenten ontsloten en gedistribueerd?
- Zijn de kosten van documentatie bekend en hoe worden ze berekend?
Mogelijk vervolgtraject
Inleiding gestructureerd schrijven
